The Office Managers

About The Office Managers

Onze opdrachtgever is een groeiend en maatschappelijk verantwoord familiebedrijf in Zeist, gespecialiseerd in facilitaire dienstverlening. Met een groeiend aantal medewerkers, op het moment ca. 150 personen op locatie, is er behoefte aan verdere professionalisering op kantoor in de rol van — OFFICEMANAGER HR (fulltime 32-38 uur) — Dit is een nieuwe gecombineerde rol – Officemanagement en Personeel & Organisatie – en een grote uitdaging voor iemand met veel initiatief, doortastendheid en professionaliteit! Functieomschrijving Ben jij de ervaren Office Manager HR die dit groeiende familiebedrijf in Zeist kan ondersteunen in de breedste zin van het woord? Heb jij de kwaliteiten en kennis om deze nieuwe en verantwoordelijke rol verder vorm te geven? Lees dan snel verder! In de rol van Office Manager HR ben je verantwoordelijk voor de organisatorische, HR en financieel-administratieve werkzaamheden en processen. Dit alles in nauwe samenwerking met de directeur, hij kan erop vertrouwen dat jij ervoor zorgt dat alles op kantoor soepel, efficiënt en effectief verloopt. WAT GA JE DOEN? Human Resources Op HR vlak houd jij je bezig met het verder ontwikkelen en professionaliseren van het personeelsbeleid en het, in samenspraak met de directeur, uitvoeren van dit beleid. Je signaleert ontwikkelingen in de arbeidsmarkt en bewaakt de arbeidsvoorwaarden. Bij personele vraagstukken treed je op als intern adviseur van de directeur, aan wie je ook rapporteert. Je stelt arbeidscontracten op, organiseert functionerings- en beoordelingsgesprekken en zorgt voor verslaglegging. Als jouw expertise gewenst is ben je aanwezig bij deze gesprekken. Je bent actief betrokken bij de werving en instroom van nieuwe collega’s: opstellen functieprofielen, inzetten kanalen, contacten onderhouden met netwerken (bureaus, scholen), (mede) voeren van sollicitatiegesprekken, introductieprogramma etc. Je coördineert de personeelsbezetting, planning en inzet van de medewerkers op locatie. De daadwerkelijke planning wordt gedaan door de kwaliteitsmanager. Je signaleert opleidingsbehoeften en koppelt dit aan een passende opleiding of training. Je verzorgt ziek-, herstel- en zwangerschapsmeldingen aan instanties, managet het re-integratietraject en de correspondentie hierover. Je zorgt ervoor dat personeelsdossiers en mutaties correct gearchiveerd worden. Je voert de uitstroomprocedures uit en de administratieve afhandeling hiervan. Officemanagement Je bent het eerste telefonische en persoonlijke aanspreekpunt voor collega’s, medewerkers en klanten. Op commercieel gebied ondersteun je met het verwerken van offertes, opdrachtbevestigingen en overige externe communicatie. Je denkt mee in het optimaliseren en digitaliseren van processen en neemt actief deel aan vergaderingen. Jouw input is welkom. Je zorgt ervoor dat alle documenten op de juiste plaats worden gearchiveerd. Financiële administratie In samenwerking met de directeur beheer je debiteuren en crediteuren, stel je de verkoopfacturen op en verstuur je deze. Er wordt gewerkt in AFAS. Je stuurt de financieel medewerker aan en bent verantwoordelijk voor een up-to-date boekhouding. Je hoeft de boekhouding niet zelf te verrichten. De verloning valt ook niet onder jouw werkzaamheden. Omdat dit een nieuwe rol is, in een groeiende organisatie, zal het in het begin echt bouwen zijn. Een uitdaging voor een echte aanpakker! Maar uiteindelijk ben jij diegene die richting en sturing geeft aan jouw werkgebieden en zegt ‘zo gaan we het doen’. Functie eisen WAT NEEM JE MEE? HBO denk- en werkniveau, bij voorkeur een opleiding in de richting Human Resources, Personeel & Organisatie of Officemanagement met een HR component. Minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie, op het gebied van Officemanagement met HR taken en verantwoordelijkheden. Kennis van personeelsadministratie, arbeidsrecht en in het bijzonder de WAB, socialeverzekeringswetgeving, arbeidsvoorwaarden, arbeidsovereenkomsten en verloning. Het is mooi meegenomen als je eerder hebt gewerkt bij een organisatie waar een CAO gehanteerd wordt. Affiniteit met facilitaire dienstverlening en het werken in een commerciële organisatie. Goede beheersing van Nederlandse taal in woord en geschrift. Ervaring met AFAS is welkom, verder wordt er gewerkt in Loon Salarissoftware en veelvuldig met Excel. WIE BEN JIJ? Je bent een echte aanpakker, nieuwsgierig en gaat graag over tot actie, gevraagd en ongevraagd denk je mee en geef je advies aan collega’s. Je hebt het vermogen om mensen met wie je samenwerkt te motiveren om het beste uit zichzelf te halen. Je hebt een dienstverlenende en commerciële houding, je bent sterk aan de telefoon, hebt zakelijk inzicht en kunt hier naar handelen. Arbeidsvoorwaarden WAT WORDT GEBODEN? Een uitdagende nieuw vorm te geven rol als Office Manager HR bij een loyale werkgever met oog voor de mensen, hun ontwikkeling en welzijn. Het resultaat: een leuk, hecht, tevreden team vol ambitie! Een contract van 9 maanden met mogelijke verlenging. Het uitgangspunt is een langdurige samenwerking, met het volste vertrouwen en vrijheid vanuit de directeur. Een salaris van max. €3.750,- bruto o.b.v. 38 uur per week (verloning per 4 weken), 25 vakantiedagen op fulltime basis, goede pensioenvoorziening, reiskostenvergoeding, in- en externe opleidingsmogelijkheden.

Technologies (from Job Ads)

Hiring Locations

Headquarters

Loading map...

Company Info

Company Type: Beursgenoteerd bedrijf

Job Ad Metrics

Job Ads found: 63

Job Ads per Month: 2.9

Hiring Locations: 3

Data Info