Stadtverwaltung Weimar

About Stadtverwaltung Weimar

Zu den wesentlichen Aufgaben gehören: 1. Sekretariatsaufgaben (Sicherstellung des allgemeinen Geschäftsablaufes)  Abwicklung des gesamten Postverkehrs  Schriftverkehr für die Schulleitung  Abwicklung des Besucher- und Telefonverkehrs  Entgegennahme, Bearbeitung und Ausgabe von Anträgen, Vordrucken sowie sämtlicher anderer Unterlagen und ggf. Weiterleitung  Protokollführung bei Beratungen der Schulleitung  Schriftgutverwaltung und -archivierung nach Aktenplan  Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterial  Führung und Verwaltung der Handbibliothek  Aufnahme von Anzeigen zu Sachschäden und Weiterleitung an die Schulverwaltung  Statistische Meldungen an das Kultusministerium, den Schulträger und die Schulverwaltung  Erfassung der Krankmeldungen, Erstellung von Unterbrechungs-/ Wiederaufnahmemeldungen zur Weiterleitung an das Schulamt 2. Haushalts-/Kassen- und Rechnungswesen  Überwachung der Haushaltsmittel der Schule durch Abgleich mit zentralen Haushaltsüberwachungslisten  Prüfung der Rechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie anschließende Weiterleitung an die entsprechenden Ämter der Stadtverwaltung (bzw. Schulträger) 3. Beschaffung von Lehrmitteln und einzelnen Ausstattungsgegenständen  Einholung, Prüfung und Dokumentation von Angeboten für Lehrmittel und einzelnen Ausstattungsgegenständen in Abstimmung mit der Schulleitung und anschließende Weiterleitung an die Schulverwaltung  Entgegennahme und Prüfung der Lieferungen und Weiterleitung an die Fachkoordinatoren sowie Bearbeitung von Gewährleistungs- und Garantieansprüchen 4. Inventarisierung/ Anlagenbuchhaltung  Inventarisierung des beweglichen Vermögens sowie Durchführung einer jährlichen Inventur nach Vorgaben der Schulverwaltung  Zuarbeiten für die Anlagenbuchhaltung nach Vorgaben der Kämmerei 5. Schülerverwaltung/-angelegenheiten  Bearbeitung von An-, Um- und Abmeldungen  Ausstellen und Verlängern von Schülerausweisen  Erstellung und ständige Aktualisierung der Schülerlisten, Erstellung von Klassenlisten sowie Pflege der Schülerdateien in der Schulverwaltungssoftware  Anlegen bzw. Anfordern von Schülerakten sowie deren Ergänzung und Aktualisierung  Zusammenstellen der Bücherzettel  Mitwirken beim Schreiben der Halbjahres- und Abschlusszeugnisse nach Zensurlisten, Anfertigung beglaubigter Kopien, Vorbereitung Zeugnisübergabe  Vorbereitung der schriftlichen und mündlichen Prüfungen (Schreiben der Prüfungslisten, Prüfungsplan, Prüfungsbelehrungen, Stempeln des Prüfungspapiers sowie Bereitstellen der Prüfungsprotokolle)  Übergabe bzw. Weiterleitung der Schülerakten/ -bögen einschließlich aller notwendigen Unterlagen bei Wechsel der Schule  Archivierung der Schülerakten  Leistung der Ersten Hilfe, Betreuung erkrankter Schüler  Erstellung von Unfallmeldungen und Weiterleitung an die Schulverwaltung/ Rechtsamt  Überprüfung der Schülerangaben bei Antragstellung und Abrechnung der Schulwegkosten  Mitwirkung bei der Organisation und Ausrichtung von Veranstaltungen und Schulfesten Die Bewerber müssen folgende Voraussetzungen erfüllen: - abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation (FAB), Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement, Kauffrau/ Kaufmann für Bürokommunikation oder Bürokauffrau/ Bürokaufmann Kenntnisse der Ersten Hilfe (Nachweis Erste-Hilfe-Kurs) sollten vorhanden sein anwendungsbereite PC-Kenntnisse von Standardsoftware Fähigkeit zur selbständigen und gewissenhaften Arbeit und hohes Verantwortungsbewusstsein Zuverlässigkeit sowie freundliches und sicheres Auftreten Fähigkeit zur altersgerechten Kommunikation mit den Schülern Die Eingruppierung erfolgt in der Entgeltgruppe 5 (TVöD - VKA) Bewerber, die die geforderte Vorbildung oder Ausbildung nicht besitzen, werden bei Erfüllung der sonstigen Anforderungen dieses Tätigkeitsmerkmals in der nächst niedrigeren Entgeltgruppe 4 eingruppiert. Bitte richten Sie Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe der Stellenausschreibungsnummer bis zum 25.03.2020 (Posteingang) an die: Stadtverwaltung Weimar Personalabteilung Schwanseestraße 17 99423 Weimar Digital eingehende Bewerbungen sind aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht zulässig und werden daher nicht berücksichtigt. Mit Ihrer Bewerbung erklären Sie sich ausdrücklich damit einverstanden, dass die Stadtverwaltung Weimar die von Ihnen an uns übermittelten Daten zum Zwecke der Bewerbungsabwicklung gemäß Bundesdatenschutzgesetz erheben, verarbeiten und nutzen darf. Aus Kostengründen wird darum gebeten, die Bewerbungsunterlagen in Kopie einzureichen. Diese verbleiben bei der Stadtverwaltung Weimar und werden nicht zurückgesandt. Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungsunterlagen nicht berücksichtigter Bewerber vernichtet. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen bitten wir um Beilage eines adressierten und frankierten Rückumschlages. Die Ihnen durch die Bewerbung entstehenden Kosten werden durch die Stadtverwaltung Weimar nicht übernommen. Ansprechpartnerin: Frau Kräuter, Telefon: 03643/762 371

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