SecureAuth

About SecureAuth

Estamos en búsqueda de un/a Office Assistant para sumar a nuestros equipos. La misión de esta posición es atender la recepción de la oficina local así como asegurar un óptimo funcionamiento de la infraestructura de la oficina, coordinar distintos servicios administrados por el área. Responsabilidades: Recepcionar llamadas del conmutador en español e inglés y derivarlas a quien corresponda. Recepcionar a los proveedores de servicios de oficina, tales como mantenimiento de AA, lateros, máquinas de café, electricista, frutas etc. Así también como a clientes/ proveedores que visitan la oficina. Administrar el envío de mensajería. Responsable de la preparación de las salas de reuniones y eventos empresariales con los insumos necesarios y refrigerios. Incluye el control de entrega y devolución de proyectores. Controlar y realizar seguimiento de stock de librería, papelería, supermercado y materiales para el mantenimiento de la infraestructura de la oficina. Responsable del mantenimiento y reposición diaria de los alimentos disponibles para el consumo de los empleados en el comedor de la empresa. Realizar copias de los soportes necesarios (facturas, rendiciones, recibos, órdenes de pago, entre otros) para que el área contable confeccione los reportes mensuales pertinentes. Archivar de manera mensual toda la documentación del área, como pueden ser facturas, órdenes de pago, contratos y similares, siguiendo los procedimientos de control interno fijados. Responsable de la administración de la infraestructura de la oficina. Incluye la coordinación de distintos proveedores de servicio tales como: empresa de servicio/mantenimiento de aire acondicionado, empresa de limpieza, insumos para el comedor, mantenimiento de la oficina y relación con la administración del edificio. Se espera que trabaje en la generación de propuestas de mejora continua en el funcionamiento de la oficina. Gestiona los proyectos de mejora de las instalaciones de la empresa, tanto proyectos de obra nueva o de mantenimiento: alfombras, cerramientos, cortinas, vidrios, etc). Contrata y coordina actividades dentro de la oficina, Administra el budget asignado a éstos proyectos. Responsable de la administración de la flota de celulares de los empleados de la oficina local. Supervisar al personal de limpieza con el fin de garantizar el correcto funcionamiento del servicio. Estudios formales y conocimientos iniciales en su campo de especialidad Conocimientos intermedios de operación de PC (Paquete Office). Nivel de experiencia: Experiencia de aproximadamente 5 años en puestos similares. El idioma inglés upper intermediate (comunicación oral y escrita) Competencias: Comunicación oral: capacidad para expresar ideas, hechos o acontecimientos de manera oral en forma clara, haciéndose comprender y utilizando un vocabulario acorde al medio en el cual se desenvuelve. Organización / Administración del tiempo: capacidad para visualizar eficazmente las metas y prioridades en su tarea, definiendo el empleo de los recursos y los tiempos de realización, a fin de dar respuesta a los diferentes requerimientos y alcanzar los objetivos propuestos. Orientación al detalle: capacidad para manejar de manera minuciosa y rigurosa todos los aspectos de una situación, trabajo, actividad, información o documentación, ejerciendo la capacidad analítica y la identificación de las partes componentes. Orientación al servicio: deseo de ayudar o servir a los clientes, esforzándose por conocer y resolver sus problemas y satisfacer sus necesidades, entendiéndose por “cliente” a toda persona a la cual se intente ayudar. Respeto al método: disciplina operativo-metodológica que el individuo pone en juego en su manera de trabajo. Se refiere a su disposición a cumplir un método pre-establecido o la definición de un nuevo método, pero siempre desde el esquema de la planificación. We are an equal opportunity employer and value diversity at our company. We do not discriminate on the basis of race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, veteran status, or disability status.

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Company Info

Legal Form: corporation

Company Type: Empresa - privada

Company Size: 51 - 250

Revenue: 25 - 100 million (USD)

Job Ad Metrics

Job Ads found: 25

Job Ads per Month: 2.1

Hiring Locations: 2

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